添付ファイルを使う

用件などのメッセージを送るのに使うだけでも、電子メールは便利な「道具」ですが、添付ファイルの送受信を覚えれば、もっと役に立つものになります。 例えばワープロなどできちんとレイアウトした書類ファイルを相手に見て欲しいことだってあるし、 仕事によっては表計算ソフトのデータを送りたいこともあります。 また、プライベートでも、デジタルカメラで撮った写真のファイルをメールで送って、 折り返し感想のメールをもらうのも楽しいでしょう。

■いきなり1MB以上の添付ファイルを送るのはやめよう まず気を付けたいのは、送ろうとしているファイルのサイズです。 ファイルはデータの量によって、それぞれ固有のサイズを持っています。 KB（キロバイト）やMB（メガバイト）という単位で示されますが、このサイズが大きいと、 送受信に時間がかかり、メールを受け取る相手に大きな負担をかけてしまうことになります。 例えば1MBのファイルを、28.8Kbpsのモデムで受けた場合、 回線の混み具合にもよりますが、約10分前後の時間がかかってしまいます。 送る相手にもよりますが、これを超えるサイズのファイルを送る場合は、 あらかじめ連絡をとり、相手の確認を取るのが一般的なルールです。 なるべくなら、送信後に一報入れておくほうがよいでしょう。 送信ファイルは、「ファイル圧縮」を行うのが一般的です。 ファイルの種類にもよりますが、ほぼ半分近くのサイズに縮めることができるので、 転送時間を短縮することができます。 ただし、ファイルの圧縮・解答にも複数の方式が存在し、MacintoshとWindowsでも異なるので、 相手の環境に合わせた方式を選ぶ必要があります。

■パソコン通信の相手には添付ファイルを送らない NIFTY-serveなどのパソコン通信ネットも、今ではほとんどがインターネットにつながり、メールのやり取りが可能になりました。 しかし、現状では基本的に、ファイルの送受信はできません。 「エンコード」という方法を使って、いったんテキスト形式にして送り、相手に「デコード」してもう方法もありますが、この場合相手に手間をかけさせることになってしまいます。 また、パソコン通信のサーバーによっては、一度に受けるメール容量に限界がある場合も多いので、 慣れるまではパソコン通信の相手には、添付ファイルは送らない方がよいでしょう。

■相手の環境を考えてファイル形式を決めよう せっかくファイルを送っても、基本的に相手がそれを開けるアプリケーションを持っていなければ、 ファイルを開くことができません。 例えば一太郎できれいにレイアウトした文書を時間をかけて送信しても、相手が一太郎を持っていなければ見ることができません。結局、ファックスで送ればよかった、ということになってしまいます。 送信するファイルを、相手が開けるかどうか、また、機種がMacintoshなのか、Windowsなのかを事前に確認して、その上で使用するファイル形式を決める必要があります。 場合によっては何度か試行錯誤する必要もあることを認識しておきましょう。